Cosas que debe saber antes de constituir una empresa

La constitución de una corporación establece un negocio que está legalmente separado de sus propietarios. Las corporaciones pueden hacer muchas cosas que las personas pueden hacer, incluyendo la adquisición de propiedades, la firma de contratos, tener cuentas bancarias y presentar demandas.

Pero si su empresa es pequeña, puede preguntarse si es necesario constituir una sociedad.

La razón más común para constituir una empresa es limitar su responsabilidad personal por las obligaciones del negocio. Esto puede ser una buena idea si tiene muchos contratos externos.

Además, como la propiedad de una sociedad está contenida en acciones que son fáciles de transferir de un propietario a otro, una sociedad es una buena opción si está planeando vender el negocio o atraer a inversores externos. Y, a diferencia de las empresas unipersonales o las sociedades colectivas, una sociedad anónima sigue existiendo después de la vida de sus fundadores.

Sin embargo, constituir sociedades y disolución de una sociedad anónima es costosa, y las sociedades anónimas tienen requisitos adicionales de mantenimiento de registros y de presentación de informes anuales que no tienen las empresas unipersonales ni las sociedades colectivas. Si su empresa es pequeña y está empezando, esas obligaciones adicionales pueden compensar las ventajas de constituir una sociedad.

Dependiendo de su situación individual, una sociedad puede ahorrarle dinero en impuestos, o puede hacer que pague más impuestos. Un contable puede asesorarle sobre las consecuencias fiscales de la constitución de una sociedad.

Si ha considerado los pros y los contras y ha decidido que quiere constituir una sociedad, tendrá que preparar los estatutos de la sociedad y presentarlos en el estado. Cada estado tiene sus propias normas sobre cómo constituir una sociedad, pero a continuación encontrará la información básica que necesitará:

El nombre de su empresa

Las normas sobre el nombre de la empresa varían de un estado a otro, pero la mayoría incluyen estas directrices generales:

• El nombre de su empresa debe ser diferente del nombre de cualquier otra entidad comercial registrada para hacer negocios en su estado. La mayoría de los estados tienen una herramienta de búsqueda en línea que le permite comprobar si hay nombres de empresas similares.
• Está prohibido utilizar ciertas palabras en su nombre, como palabras obscenas o la palabra «banco», a menos que sea una institución financiera.
• Su nombre debe terminar con «Corporación», «Compañía», «Sociedad» o una abreviatura de una de esas palabras.
• Su dirección comercial
• Su dirección comercial es simplemente el lugar donde su empresa recibe el correo. Suele ser aceptable utilizar un apartado de correos como dirección comercial.

Nombres de los responsables de la toma de decisiones

Su escritura de constitución debe enumerar los nombres de algunos de los responsables de la toma de decisiones. Hay dos tipos de responsables que puede tener que identificar: los constituyentes y los directores.

En todos los estados, la escritura de constitución debe incluir los nombres de uno o más constituyentes. Un constituyente es la persona responsable de preparar, firmar y presentar la escritura de constitución. Los deberes de los constituyentes suelen terminar una vez que se presentan los estatutos y se elige una junta directiva.

Algunos estados también exigen que se incluya la junta directiva inicial de la sociedad. El consejo de administración es responsable de establecer los objetivos y las políticas de la empresa y de nombrar a los directivos que se encargarán de los asuntos cotidianos de la sociedad. En una pequeña empresa, el consejo de administración suele estar formado por los propietarios de la empresa, pero los directores no tienen por qué poseer acciones de la misma. Las leyes de cada estado establecen un número mínimo de directores, normalmente de uno a tres.

Nombres de los propietarios de la empresa

Los propietarios de una sociedad anónima se denominan accionistas y poseen acciones de la empresa. En la escritura de constitución, normalmente tendrá que especificar el número de acciones que su empresa está autorizada a emitir. Sin embargo, no tendrá que enumerar los nombres de los accionistas.

Sus registros corporativos internos deben incluir los nombres de sus accionistas y el número de acciones emitidas a cada uno de ellos.

Dirección física en el Estado de constitución

Los artículos de incorporación deben especificar una dirección dentro del estado, y una persona ubicada en esa dirección que pueda recibir documentos legales, avisos y demandas en nombre de la corporación. La dirección se denomina a veces domicilio social, y la persona que se encuentra en la dirección se denomina agente registrado o agente estatutario.

En la mayoría de los estados, la sede de su empresa puede servir como domicilio social, y una corporación o cualquier persona mayor de 18 años puede ser el agente registrado. Sin embargo, si no tiene una oficina en el estado donde se constituye o prefiere que otra persona actúe como agente por usted, puede contratar a un agente registrado profesional.

Una vez que haya reunido esta información básica, estará listo para empezar a constituir su sociedad. Además de los artículos de incorporación, necesitará los estatutos que guiarán el funcionamiento de su corporación.